Hiérarchisation et Sommaire automatique

L’utilisation de la hiérarchisation sous Word permet de générer automatiquement un sommaire. De plus, il permet de simplifier les modifications de style et de mise en forme appliquées aux titres des chapitres, paragraphes. Une modification effectuée sur un seul titre de chapitre est appliquée automatiquement sur les autres titres de niveau équivalent.

Sélection de la mise en forme

Il faut d’abord écrire le titre, comme par exemple : « la spectroscopie vibrationnelle ». Le sélectionner, modifier sa mise en forme et le signaler comme « Titre 1 ». Pour cela, il faut aller soit dans la barre d’outils qui gère la mise en forme soit aller dans Format > Style et Mise en forme.


S’il y a d’autres titres de niveau différent, il suffit juste de sélectionner le texte du titre, et aller dans la barre d’outils de mise en forme et sélectionner le niveau que l’on souhaite lui attribuer. Répéter tout ça pour chaque titre.

Hiérarchisation

Maintenant, il faut introduire les numéros de chaque titre et faire une numérotation spécifique pour chaque niveau. Il faut faire un clic droit sur le titre de niveau 1, choisir Puce et numéros, la fenêtre suivante s’affiche à l’écran :

• (1) Sélectionner l’onglet Hiérarchisation
• (2) Choisir le style de hiérarchisation que l’on veut
• (3) Cliquer sur Personnaliser, seulement si l’on veut modifier quelques éléments de mise en forme. Sinon cliquer sur OK.

Il est possible de modifier la hiérarchisation qui est en cours d’utilisation. Comme noté précédemment, il faut cliquer sur « Personnalisation », on obtient une nouvelle fenêtre :


Dans ce cas-là, on va modifier le niveau 2.

• (1) Dans le cadre Niveau à gauche, il faut choisir lequel des niveaux on veut modifier, le numéro 2 ici.
• (2) Dans le cadre Format de la numérotation, il est possible de rajouter du texte qui apparaîtra pour chaque titre de niveau 2, ou de rajouter des tirets, des points qui joueront le rôle de séparateurs.
• (3) Le cadre Numérotation permet de choisir le style de numérotation et à droite, il est possible de choisir à partir de quel numéro commence la numérotation (Commencer à).
• (4) Dans le cadre Niveau précédent, il est possible de faire apparaître les numéros des paragraphes précédents.

Dans cet exemple, il apparaît le numéro du niveau précédent qui est le numéro I

Si l’on veut modifier le niveau 3, 4 etc, il suffit de cliquer sur le niveau que l’on souhaite modifier et faire les modifications. Une fois les modifications faites, ne pas oublier de valider les modifications en cliquant sur OK.
Dès qu’un nouveau paragraphe commence, pour mettre en forme le titre du paragraphe, il suffit juste de taper le texte, le sélectionner et aller dans la boîte d’outils de mise en forme pour choisir le niveau

Pour plus de facilité, il est conseillé d'afficher la liste des mises en forme. Pour cela, aller dans "Format > Styles et mise en forme". La liste de toutes les mises en forme s'ouvre.

Élaboration du Sommaire automatique

Maintenant que l'on a spécifié à Word les titres ainsi que les niveaux de hiérarchisation, on va lui demander de générer une table des matières.

• Cliquer à l'endroit où il faut mettre la table des matières
• Cliquer dans Insertion> Référence> Tables et Index
• Cliquer dans l'onglet "Table des Matières"

• (1) Permet de modifier les séparateurs entre le titre et le numéro de la page.
• (2) Permet de définir le nombre de niveaux qui seront affichés
• (3) Permet de modifier la mise en forme du texte du sommaire

Petit avantage du sommaire automatique. Le sommaire automatique est inséré comme lien hypertexte, ce qui veut dire qu'il peut nous renvoyer directement à la page à laquelle correspond le titre. Pour cela, il faut mettre le curseur de la souris sur le titre du paragraphe que l'on souhaite atteindre, appuyer sur la touche "Ctrl" puis faire un clic gauche. C'est très pratique quand le document contient plus de 20 pages, ça permet d'aller directement à une section sans utiliser la barre de défilement.

Toutes les propositions pour améliorer cette astuce sont les bienvenues