Communiquer avec vos collaborateurs et clients via les outils Google

Pour faciliter les échanges de personne à personne, avec vos collaborateurs et clients, Google met à disposition deux outils de communication majeurs en entreprise : le mail et la messagerie instantanée.
Pourquoi les choisir ou ne pas les choisir dans le cadre de votre activité professionnelle ? Où les trouver et comment les utiliser pour augmenter votre efficacité en entreprise ?

Pourquoi (pas) les outils Google ?

Les principaux avantages des outils Google sont leur gratuité et leur interopérabilité. Seuls, les outils Google ne disposent pas de fonctions beaucoup plus avancées que ses concurrents. C'est lorsqu'ils sont associés que leurs fonctionnalités deviennent plus nombreuses et plus intéressantes.

Pour autant, Google n'est pas le seul à proposer ce genre d'outils de communication. Voici leurs équivalents concurrents :
Outils Google --> Autres outils
Gmail --> Yahoo Mail, Caramail, Hotmail
Google Talk --> Microsoft Live Messenger, Skype

Ces outils concurrents disposent globalement des même fonctions. Si vous avez l'un deux, inutile de passer au tout Google, sauf si l'une des options, détaillées ci-dessous vous intéresse en particulier.

Leur utilisation ne nécessite pas d'apprentissage particulier et si vous avez besoin d'aide, les popup informatives et les rubriques d'aides vous guideront dans vos premiers pas.

Gmail : pour envoyer et recevoir des mails

Les avantages du Gmail en entreprise :

• un outil de recherche (spécialité de Google !) pour retrouver rapidement vos mails
• un outil d'organisation de vos mails par dossier, couleurs, étoiles, pour marquer par exemple l'importance d'un mail ou vous rappeler qu'il faudra y répondre le plus tôt possible
• un mode d'affichage des messages qui facilite le suivi des conversations : les réponses à un message suivent le message initial. Un numéro indique le nombre de mail échangé en réponse.
• professionnalisation de votre adresse mail. Exemple : monentreprise@monentreprise.com au lieu de monentreprise@gmail.com
• des raccourcis claviers pour augmenter la rapidité de traitement de vos mails
• un filtre antispam pour perdre moins de temps à trier vos mails, surtout le lundi matin !
• plus de 25Go de capacité de stockage et la possibilité de créer autant d'adresses Gmail que vous le souhaitez
• possibilité d'envoyer des pièces jointes volumineuses : 20 Mo
• possibilité de centraliser les messages reçus sur vos autres comptes mails. Toujours dans un souci d'efficacité, vous n'avez plus à vous connecter à vos différents comptes pour consulter la totalité des messages reçus
• si vous êtes en déplacement, possibilité d'accéder à votre compte Gmail depuis votre téléphone portable en vous connectant à http://googlemail.com

Les inconvénients du Gmail en entreprise :

• vous ne pouvez pas envoyer un même message à plus de 500 destinataires, au risque de voir votre compte temporairement désactivé pour spamming. Vérifiez par exemple le nombre d'abonnés si vous envoyez la newsletter de votre entreprise depuis votre compte Gmail.
• pour la même raison, vous ne pouvez pas envoyer plus de 500 mails par jour
• présence de publicité contextuelle

Pour ouvrir un compte Gmail :

• connectez vous sur la page d'inscription de Gmail.
• renseignez vos coordonnées,
• choisissez votre adresse Gmail et un mot de passe,
• acceptez les conditions d'utilisation.

Une fois votre compte créé, connectez vous à mail.google.com, pour envoyer et recevoir des mails et gérer les options citées ci-dessus. Si vous avez besoin d'aide pour utiliser votre Gmail, connectez vous à la page d'aide Gmail.

Google Talk : pour discuter en direct

Les fonctionnalités de Google Talk en entreprise :

• messagerie instantanée : pour échanger de courtes informations qui nécessitent une réponse instantanée. Exemple : « peux tu fermer le document bilancompta08.xls, il est en lecture seule » ou « dispo pour un réunion dans 5 minutes ? ».
• appels gratuits d'ordinateur à ordinateur. Il faut pour cela que vos interlocuteurs possèdent aussi Google Talk et soient connectées. C'est une solution économique pour vos appels à l'étranger par exemple.
• envoi et réception de messages vocaux. Toujours dans un souci d'efficacité et au cas où votre interlocuteur ne serait pas connecté à Google Talk, vous pouvez choisir de lui laisser un message vocal, plus rapide que d'écrire un mail
• notification instantanée de Gmail. si vous êtes connecté à Google Talk, vous avez la possibilité d'être averti de la réception d'un nouveau mail sur votre Gmail

Il existe deux versions de Google Talk :

• la première nécessite un téléchargement

Une fois téléchargé, importez vos contacts Gmail ou ajoutez les manuellement et définissez votre profil : statut, avatar, message personnalisé.Gtalk fait partie de la suite de logiciels Google Pack, téléchargeable depuis la page Google Pack.

• la seconde ne nécessite pas de téléchargement

Elle est intégrée à votre Gmail (boite de dialogue à gauche). Utile si vous êtes en déplacement sur un ordinateur qui ne vous appartient pas.

Gmail + Google Talk : pour augmenter les fonctionnalités

Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, leur compatibilité offre de nouvelles fonctionnalités :

• possibilité d'enregistrer et de classer vos conversations Google Talk dans vos dossiers Gmail, sous la rubrique « tous les chats »
• possibilité de répondre par mail à un message instantané et réciproquement
• gain de temps lors de l'import des contacts sur Google Talk