Google Desktop - Rechercher localement des données

Il est temps à présent de réaliser votre première recherche sur le disque dur grâce à Google Desktop. Si vous avez activé l’option « Champ de recherche rapide », il suffit d’appuyer deux fois sur la touche [Ctrl] pour afficher une zone de texte au centre de l’écran.

Dès que vous saisissez quelques lettres, les premiers résultats s’affichent instantanément sous la forme d’une mini-liste. Plusieurs solutions s’offrent alors à vous :

• Si vous aviez conservé cochée la case « Intégration Google » dans les options de Google Desktop, les deux premières entrées de la mini-liste vous permettent de visualiser immédiatement les résultats de recherche pour le Web et pour le Bureau (par « Bureau », le logiciel désigne le contenu de l’ordinateur). Cliquez simplement sur l’une des deux entrées pour afficher les résultats dans une fenêtre du navigateur.
• Lorsque Google Desktop trouve sur le disque dur des éléments correspondant à votre saisie, il en affiche quelques-uns dans la mini-liste. Si vous apercevez le document qui vous intéresse, cliquez dessus pour le lire. S’il s’agit par exemple d’un fichier DOC ou PDF, il est ouvert dans l’application adéquate (à savoir Word ou Acrobat Reader). En revanche, s’il s’agit d’un courriel, celui-ci ne sera pas ouvert dans un client de messagerie mais dans le navigateur Web. Cela est dû au fait que les mails sont enregistrés dans le cache par Google Desktop.
• Si vous ne trouvez pas le document souhaité dans la mini-liste, cliquez au bas de celle-ci sur « Afficher les xx résultats Google Desktop dans un navigateur » (où xx représente le nombre d’éléments répertoriés par Desktop).

Astuce : Le champ de recherche rapide peut également être utilisé pour exécuter des programmes présents sur l’ordinateur. Si vous voulez par exemple lancer la calculatrice, tapez simplement « calc » puis cliquez sur « Calculator – Menu Démarrer » dans la mini-liste.

Lorsque vous examinez les résultats dans un navigateur Web, vous constatez que l’interface de Google Desktop est quasiment identique à celle de la recherche sur le Web.



Par défaut, tous les éléments correspondant à la requête sont listés. Vous pouvez identifier les différents types de documents grâce au pictogramme visible devant chaque résultat (une enveloppe pour désigner un mail, une icône Word pour un document texte, une icône Adobe Reader pour un fichier au format PDF, une feuille blanche avec un globe pour une page Web, une note pour un fichier audio, etc.).

Filtrer les résultats

Il est bien évidemment possible de filtrer les résultats. Pour un filtrage sommaire, jetez un œil sur le bord supérieur de l’interface. Sous le logo Google Desktop, il est précisé le nombre de courriels, de fichiers et de sites Web trouvés. Lorsque vous cliquez sur deux de ces trois liens hypertextes, d’autres options de filtrage sont disponibles :

• E-mails – vous pouvez trier les courriels en tenant compte de l’expéditeur et/ou du destinataire (listes déroulantes « de : » et « à : » sous « Afficher »). Validez en cliquant sur le bouton « Afficher ».
• Fichiers – sélectionnez un type de fichier (doc, xls, avi, mp3, etc.) dans la liste déroulante « Afficher : ». Confirmez en cliquant sur le bouton « Afficher ».

Par défaut, les résultats sont listés dans un ordre chronologique descendant, c’est-à-dire du plus récent au plus ancien. Vous pouvez aussi les classer par pertinence en cliquant sur le lien « Trier par pertinence ».

Astuce : Un clic sur le lien « Chronologie », visible sur le bord inférieur de la fenêtre, affiche les résultats sous la forme d’une liste chronologique abrégée (une ligne par résultat).

Consulter un document

Comme pour la recherche sur le Web, il suffit de cliquer sur le titre d’un résultat (il s’agit en fait d’un lien hypertexte) pour accéder au document correspondant :

• Un clic sur le titre d’un courriel affiche le message dans le navigateur. À noter que vous pouvez envoyer une réponse à l’expéditeur en cliquant simplement sur le lien « Répondre » (le client de messagerie par défaut est alors sollicité).
• Un clic sur le titre d’une page Web ouvre celle-ci.
• Un clic sur le titre d’un fichier ouvre la version la plus récente de ce document dans le logiciel adéquat (Word pour les fichiers doc, PowerPoint pour les présentations ppt, etc.).
• Un clic sur le titre d’un chat affiche la totalité de la discussion dans une page HTML.

Astuce : Vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un fichier pour voir son contenu. Cliquez simplement sur le lien « Aperçu » pour afficher un extrait du document dans le navigateur.

Afficher différentes versions d’un document

Lorsqu’il existe plusieurs versions d’un élément (fichier, page Web), vous apercevez le lien « xx en cache » (où xx désigne le nombre de moutures). Cliquez dessus pour obtenir la liste des différentes versions. Attention, le contenu du cache s’affiche dans une fenêtre du navigateur, sans forcément respecter la mise en forme du document original.

Supprimer des éléments de l’index

Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez retirer des informations de l’index, cliquez sur le lien « Supprimer de l’index ». Des cases apparaissent aussitôt à gauche des titres des résultats. Cochez celles placées devant les éléments à effacer, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ». Cette procédure n’entraîne pas la destruction des fichiers et courriels originaux ; seul l’index est remanié. Enfin, sachez que tout élément retiré de ce dernier ne sera plus pris en compte lors de futures requêtes, même si vous le consultez à nouveau.

Effectuer une recherche avancée

À l’instar de la recherche sur le Web, vous pouvez faire appel à un formulaire de recherche avancée. Pour cela, sur la page d’accueil de Google Desktop, cliquez sur le lien « Recherche avancée » situé à gauche du champ de saisie.



Il est possible de définir le type d’élément à trouver (courriels, fichiers, chats, etc.), d’inclure et/ou d’exclure des mots-clés, ainsi que de préciser une période de temps. Un clic sur le bouton « Recherche Desktop » lance la recherche.

Si vous possédez l’application de messagerie Outlook, Google Desktop ajoute une barre d’outils très pratique. Celle-ci remplace avantageusement le module de recherche natif d’Outlook, car elle allie rapidité et simplicité d’utilisation. Tapez un ou plusieurs mots-clés dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton « Rechercher ». Les résultats sont affichés dans une fenêtre comprenant trois colonnes :

• De – sont précisés ici les noms des expéditeurs des courriels trouvés.
• Objet – vous apercevez sur la première ligne l’objet du mail, sur la seconde un extrait du message contenant les termes recherchés.
• Date – indique le jour d’envoi du courriel.

Pour trier les résultats, cliquez sur l’un des en-têtes de colonnes. Double-cliquez sur un message pour l’ouvrir.

Verrouiller les recherches

Google Desktop étant un outil très puissant et indiscret, il peut parfois s’avérer nécessaire d’interdire son utilisation à toute autre personne que vous (notamment dans un environnement professionnel). À cet effet, cliquez sur l’icône Google Desktop dans la Barre des tâches et choisissez la commande « Verrouiller les recherches » dans le menu contextuel. Désormais, toute recherche locale (via le champ de recherche rapide ou la barre de bureau) sera interdite, jusqu’à ce que quelqu’un sélectionne la commande « Déverrouiller les recherches » dans le menu contextuel de l’icône Google Desktop et saisisse le mot de passe de la session Windows actuelle.

Attention : Si vous n’avez pas protégé votre compte utilisateur Windows par un mot de passe, il est impossible de bloquer la recherche dans Google Desktop.