Google Mail - Créer des filtres et des libellés

Par défaut, tous les courriels que vous recevez sont stockés dans la boîte de réception, sans traitement particulier. Il est toutefois possible de définir des filtres qui s’exécuteront automatiquement à chaque réception de mail. Pour cela, cliquez sur le lien « Créer un filtre » visible dans la partie supérieure de l’interface Gmail.



Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez combiner les critères suivants :

• Expéditeur
• Destinataire
• Objet du message
• Mots contenus
• Mots exclus
• Pièce jointe présente

Exemple : Pour rechercher un courrier émanant d’une personne prénommée Dominique, dans lequel se trouvent les mots nuit et blanche, vous devez saisir les éléments suivants :
dominique dans le champ « De: »
nuit blanche dans le champ « Contenant les mots: »

Pour vérifier si votre boîte aux lettres Gmail contient déjà un ou plusieurs courriels répondant aux critères entrés, cliquez sur le bouton « Test de recherche ». Le résultat s’affiche sous le masque de saisie : lorsque c’est négatif, vous obtenez « Aucun message correspondant à vos critères n’a été trouvé ».

Cliquez ensuite sur le bouton « Étape suivante ». Vous devez maintenant choisir l’action qui se déclenchera lorsqu’un mail, répondant aux critères précédemment définis, arrivera dans votre boîte de réception :

• Passer la boîte de réception (Archiver) – le courriel est déplacé de la boîte de réception vers le dossier « Tous les messages ».
• Activer le suivi – le message apparaîtra dans le dossier « Suivi » (son étoile deviendra jaune).
• Appliquer le libellé: – nous expliciterons la notion de « libellé » un peu plus loin.
• Transférer à: – le courrier est expédié vers une autre adresse mail. Une copie est conservée dans la boîte de réception.
• Supprimer – le message est déplacé dans la corbeille.

Cochez éventuellement la case « Appliquer le filtre aux [x] conversations ci-dessous également » puis cliquez sur le bouton « Créer le filtre ».

Comme nous l’avons déjà signalé, la création de dossiers s’avère impossible dans Gmail. Cependant, vous pouvez organiser vos messages en leur assignant des libellés. Ceux-ci permettent de retrouver instantanément tous les messages marqués. Pour attribuer un libellé à un ou plusieurs mails, cochez la case visible devant chaque ligne représentant un courriel. Dans le menu déroulant « Autres actions… », sélectionnez ensuite « Nouveau libellé… ». Dans la boîte de dialogue qui vient de s’ouvrir, saisissez le nom du libellé. Il peut se composer de plusieurs mots, comme par exemple « vacances d’été ». Validez la création du libellé en cliquant sur le bouton « OK ».

Astuce : Vous pouvez assigner plusieurs libellés à un même message.

Pour retrouver rapidement des courriels au moyen de leur libellé, cliquez sur celui qui vous intéresse dans le cadre intitulé « Libellés », situé sur le bord gauche de l’interface Gmail, sous le lien « Contacts ».
Pour changer le nom d’un libellé, cliquez sur le lien « Modifier les libellés » puis sur le lien « Renommer » correspondant. Saisissez le nouvel intitulé et validez avec le bouton « OK ».

Pour effacer un libellé, cliquez sur le lien « Modifier les libellés » puis sur le lien « Supprimer » correspondant. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton « OK ». À noter que cette opération ne détruit pas les mails associés à ce libellé.