Utiliser Internet pour envoyer ses lettres recommandées

Internet permet aujourd'hui aux entreprises d'envoyer des lettres recommandées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'offre en ligne ne se limite pas seulement aux services de La Poste. D'autres concurrents sont apparus sur ce marché en pleine croissance.

• Les avantages pour les entreprises
  • Les entreprises étant régulièrement amenées à envoyer des lettres recommandées, les offres en ligne leurs assurent à la fois un gain de temps et d'argent, quel que soit le prestataire sélectionné.
• Souplesse d'utilisation
  • La lettre est déposée sur un service sécurisé et automatisé sous forme de fichier(s) électronique(s) (ou de simple copié-collé) et remise à l'adresse du ou des destinataires sous forme d'un courrier recommandé habituel (papier)
  • La lettre peut être envoyée 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an
  • Archivage des lettres recommandées envoyées
• Garantie de sécurité
  • La lettre possède la même valeur juridique qu'une lettre recommandée classique (si le prestataire est un Tiers de Confiance)
  • L'accès au compte personnel (en cas d'abonnement) se fait sur identifiant et mot de passe
  • Obtention de preuve physique et électronique liée à la correspondance
• Economies budgétaires
  • Réduction des coûts en ressources humaines (en supprimant les allers-retours avec le bureau de Poste)
  • Réduction des coûts de traitement
  • Meilleure connaissance des coûts avec des services à la carte
• Meilleure réactivité
  • Réduction du risque du hors-délai (exemple : réponse à un appel d'offre)
  • Réduction des délais de préparation
  • Suivi en temps réel

Lettre Recommandée Electronique de La Poste

La Poste propose deux formules aux entreprises : l'envoi simple de lettres recommandées électroniques ou bien une offre complète d'externalisation du courrier (incluant les recommandés électroniques). Ces deux offres sont gérées via sa filiale Maileva.

Pour s'abonner à l'une des deux offres:

• Maileva
• Le site de la Lettre Recommandée Electronique de La Poste

Comment ça marche ?

• La lettre est déposée sur le service sécurisé et automatisé de La Poste sous forme de fichier(s) électronique(s) et remise à l'adresse du ou des destinataires sous forme d'un courrier recommandé habituel (papier).
• L'utilisateur obtient une preuve électronique de dépôt de La Poste archivée sur une durée de 3 ans. Intérêt : prouver le contenu de la lettre recommandée en identifiant le document original s'il est présenté par l'une des deux parties.
• L'envoi est daté immédiatement lors du dépôt et bénéficie du cachet électronique de La Poste faisant foi.
• Une option "Gestion des Avis de Réception" laisse la prise en charge de l'AR aux services de La Poste (l'utilisateur dispose d'un suivi en ligne)

A savoir
Les lettres recommandées électroniques de La Poste peuvent être envoyées avec ou sans Accusé de Réception

Combien ça coûte ?

• L'entreprise doit être abonnée au service de la lettre recommandée électronique pour profiter du service. Deux types d'abonnements à l'année sont proposés :
• Sans volume minimum mensuel (abonnement premier prix)
• Selon des tranches de volume d'envois mensuels (< ou > à 4.300 pages/mois, > à 12.500 pages/mois, etc.) (tarif dégressif)

A noter
Les tarifs de La Poste Entreprises incluent fourniture papier, enveloppe, impression, mise sous pli, collage liasses LIRE, dépôt à La Poste.

Lettre Recommandée Electronique Posteasy

Cette offre est commercialisée par la société Trustmission, spécialisée dans les échanges sécurisés en ligne. Il est à noter que l'envoi de lettres recommandées électroniques par ce prestataire implique l'adhésion à un service global de gestion en ligne des courriers.

Le fonctionnement technique est similaire à celui de La Poste (dépôt en ligne, impression + mise sous pli + affranchissement assurés par le prestataire, distribution du courrier, gestion des AR).

Envoyer ses lettres recommandées électroniques avec Posteasy

Lettres hybrides ou 100% électroniques

Le site Lettrerecomandée.com

Le site Lettrerecomandée.com propose avec ou sans abonnement, d'envoyer des lettres recommandées électroniques hybrides (avec impression papier remise au destinataire) ou des lettres recommandées 100% dématérialisées.

• Envoi de lettres recommandées électroniques imprimées avec AR
• Envoi de lettres recommandées 100% électroniques avec AR

Fonctionnement

• L'utilisateur rédige son courrier dans une fenêtre prévue à cet effet (comme pour l'envoi d'un e-mail), il joint d'éventuelles pièces jointes, le tout sera imprimé pour être remis au destinataire.
• La copie certifiée conforme et la preuve d'envoi sont envoyées à l'utilisateur par e-mail
• Le destinataire reçoit un avis de passage par e-mail
• Le destinataire reçoit un accusé de réception par e-mail

Le site e-mail-recommande.com

Le site e-mail-recommande.com offre un service gratuit (sur inscription) d'envoi d'e-mail recommandé avec Avis de Réception.

Les lettres prioritaires en ligne de La Poste

Les avantages

• rapidité : environ 80% des lettres prioritaires sont distribuées le jour suivant l'envoi
• valorise l'image de votre entreprise auprès de vos clients, en prouvant votre réactivité et votre dynamisme
• fiabilité : réception du courrier sous maximum deux jours, possibilité de suivi de votre lettre
• polyvalence : pour tous les envois courants et urgents (courriers de gestion, financiers, administratifs,...), jusqu'à trois kilos

L'envoi

• Se connecter à l'espace Lettres Prioritaires en ligne de La Poste
• Renseigner votre identité et vos coordonnées
• Télécharger le document à envoyer

Il peut être sous différents formats (Word, Excel, Powerpoint, PDF, fichier texte, image .gif, .jpg, .tif, .png) et est ensuite converti en fichier PDF. Vous avez la possibilité d'insérer le logo de votre entreprise dans la lettre (pas sur l'enveloppe).

• Paiement en ligne par carte bancaire
• Impression, mise sous pli et envoi de votre courrier par les services de La Poste

La lettre prioritaire suivie
Permet de suivre la distribution de votre courrier. Les informations sont disponibles 48h après votre envoi et pendant 60 jours

Pour connaître l'état d'envoi de vos courriers :

• consulter l'espace suivi de La Poste
• appeler le serveur vocal de La Poste réservé aux professionnels le 36 34, de 8h à 18h30
• envoyer un sms au 6 20 80
• télécharger le module de suivi

Les tarifs
20 g -> 0,55 €
50 g -> 0,88 €
100 g -> 1,33 €
250 g -> 2,18 €
500 g -> 2,97 €
1 000 g -> 3,85 €
2 000 g -> 5,07 €
3 000 g -> 5,93 €

Pour en savoir plus sur les modalités d'accès et les tarifs, consultez le pdf explicatif de La Poste.

Aspects légaux

En cas de litige, l'article 1369-8 du Code civil garantit la force probante d'une lettre recommandée électronique sous certaines conditions.
A consulter :

• l'article 1369-8 du Code civil