Effectuer ses comptes sur Internet

La comptabilité en ligne est une alternative séduisante à l'achat de logiciels de comptabilité. En louant un accès à un logiciel de comptabilité sur Internet (ASP ou SaaS), une entreprise de petite taille peut réaliser de vraies économies de temps et d'argent.

Utiliser la location de logiciel

La comptabilité en ligne s'effectue en mode ASP (Application Service Provider ou FAH en français pour Fournisseur d'Applications Hébergées) ou mode SaaS (Software as a Service). Le logiciel n'est pas installé sur l'ordinateur de l'entreprise, les utilisateurs y accèdent depuis n'importe quel PC ou Mac connecté à Internet (avec mot de passe et identifiant).

En savoir plus sur la location de logiciels

La location d'un service (l'utilisation du logiciel) est une solution de comptabilité très attractive pour les TPE/PME. La souplesse du système offre différents avantages :

- Inscription en quelques clics
- Aucun paramétrage complexe
- Disponible 24h/24 et 7j/7
- Mises à jour automatiques
- Sauvegardes automatiques

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Bien choisir son prestataire

Face à une offre pléthorique, l'entreprise doit d'abord s'interroger sur ses besoins réels en matière de comptabilité en ligne. Pour éviter de payer des services qu'elle ne serait pas amenée à utiliser (service complet de gestion ou strictement comptable).

• Définir le nombre d'utilisateurs

La location d'un logiciel facilite le travail collaboratif. En plus de l'accès principal, les accès supplémentaires sont facturés à l'unité.

• Bien étudier les conditions du service

Vérifier exactement quelles prestations sont présentes dans l'offre pour ne pas avoir à payer ultérieurement d'éventuels suppléments. La saisie par le prestataire des archives comptables est comprise selon les offres. De même que la possibilité d'importer les relevés bancaires de l'entreprise depuis le site Internet de sa banque.

• Tester le service

Un accès gratuit sur une période d'un mois est souvent proposé. S'inscrire immédiatement chez un prestataire est risqué car cela ne permet pas de l'évaluer.

• Consulter son service comptabilité

S'assurer avec la personne en charge de la comptabilité dans l'entreprise de l'existence sous forme numérique des données à intégrer dans le logiciel de comptabilité.

• Vérifier les garanties de sécurité du prestataire

L'aspect technique de l'hébergement des données comptables de l'entreprise doit être clairement expliqué par le prestataire (serveurs sécurisés en alimentation et en accès). Il doit aussi s'engager sur la continuité du service.

• Accéder à une formation simple

L'utilisation d'une solution en ligne peut nécessiter une petite formation (une à deux heures). Si la formation annoncée semble trop lourde, choisir un service plus simple.

Les prestataires de comptabilité en ligne en ASP ou SaaS étant très nombreux, l'entreprise dispose des moyens nécessaires pour faire jouer la concurrence.

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Economiser sur les dépenses

Les solutions les plus économiques en ASP ou SaaS démarrent à environ 50 euros par an (contre en moyenne 150 euros pour l'acquisition d'une licence logicielle). Selon les offres, un très grand écart de prix peut être constaté. C'est pourquoi l'entreprise doit évaluer ses besoins avec précision.

En plus des fonctionnalités courantes, le prix d'une offre de comptabilité en ligne est également déterminé par :

• Le nombre d'écritures autorisées
• La taille de l'espace de stockage
• Le nombre d'accès utilisateurs
• Le CA annuel de l'entreprise

L'abonnement étant généralement facturé au mois, l'entreprise peut facilement changer de prestataire (prévoir toutefois que cela impose de prendre en main une nouvelle interface).

Cabinet de comptabilité en ligne

Les cabinets comptables ont développé leurs prestations en ligne via le mode ASP ou SaaS. Tous les avantages de la location simple sont également présents, avec en supplément le service d'un cabinet professionnel.

L'entreprise peut ainsi traiter elle même ses opérations courantes de comptabilité. Tandis que le cabinet comptable a pour mission de réviser ses comptes, de préparer les déclarations fiscales, la présentation annuelle de comptes, etc.

Les prestataires proposent en général un devis gratuit en ligne pour évaluer le coût à payer par l'entreprise. Compter environ 80 euros annuels pour une entreprise individuelle ou de petite taille (2 ou 3 employés)

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