Gagnez du temps en gérant vos formalités administratives par Internet

Internet est un outil performant pour l'administration des entreprises. On peut aujourd'hui réaliser en ligne un grand nombre de démarches administratives. Cela permet de gagner du temps, mais aussi de réaliser des économies, notamment en frais postaux et déplacements.

Les formalités administratives courantes

Les déclarations sociales
Le site net-entreprises.fr permet de réaliser en ligne toutes les déclarations sociales. Il est accessible au responsable de l'entreprise ou à ses prestataires (experts comptables, centres de gestion agréés...). Ce portail traite du régime général, des professions indépendantes et du régime agricole.

Pour ce qui est de la configuration requise, elle est minimale et le service est donc accessible à toute entreprise munie d'un ordinateur et d'un accès Internet.

Déclarer en ligne en 4 étapes :

• S'inscrire : il suffit de renseigner les informations demandées par le site sur son entreprise.
• Déclarer en ligne : une fois identifié par mot de passe, on choisit la déclaration que l'on souhaite faire. Puis, on saisit les données ou on envoie directement un fichier fourni par votre logiciel de gestion.
• Imprimer un accusé de réception : chaque opération effectuée entraîne la création d'un document imprimable reconnu.
• Régler en ligne : il s'agît d'un ordre donné à la banque de l'entreprise qui interviendra réellement à l'échéance prévue. Il n'y a pas de transfert d'argent via Internet.

Quelques déclarations que vous pouvez faire à partir de ce site :

• Déclaration unique d'embauche
• Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés (CSS)
• Attestation Assedic ainsi que les formalités disponibles depuis votre espace personnel Assedic
• Attestation de salaire pour les indemnités journalières
• Déclaration unifiée de cotisations sociales (URSSAF, ASSEDIC, retraite complémentaire...)

Pour les toutes petites entreprises (moins de 5 salariés), le dispositif chèque emploi est en lui même intéressant. Le site emploitpe.fr permet désormais d'adhérer à ce dispositif et de faire ses déclarations en ligne

Les impôts

De même, on pourra gérer en ligne depuis le site impots.gouv.fr ses règlements et remboursements de TVA très simplement que l'on passe par un expert comptable ou qu'on le fasse soi même. Ce site propose également une documentation très complète sur tous les impôts susceptibles d'être payés par les professionnels.

En créant un compte sur ce site, on peut rapidement avoir accès à toutes ses données fiscales en ligne et régler ses impôts : la TVA, l'impôt sur les sociétés, la taxe sur les salaires, la taxe professionnelle et les taxes foncières. Pour créer un compte, vous aurez besoin d'un certificat électronique (voir ci-dessous)

Obtenir un certificat électronique

Pour accéder aux services de formalités des entreprises, il faut obligatoirement un certificat électronique. Il s'agît d'une carte d'identité électronique qui contient certaines de vos données personnelles. Cet outil vous permet d'être reconnu de manière fiable par les sites comme impots.gouv.fr ou net-entreprise.fr.
[Lien vers sujet certificat électronique]

Il existe deux types de certificats :

• le certificat du marché permet d'accéder à tous les types de service en ligne.
• Le certificat fiscal pro donne lui accès uniquement aux services du site impot.gouv.fr

Le site telecom.gouv.fr fournit une liste des sociétés qui émettent ces certificats. Les services de ces sociétés diffèrent et sont gratuits ou payants.

Les formalités des grandes étapes de la vie de l'entreprise

Au moment de la création, de la reprise ou de la cession d'une entreprise, il est indispensable de faire certaines démarches administratives. Là encore, il est possible de passer par Internet et ainsi de gagner un temps précieux.

• Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE)

Mis en œuvre par les Chambres de Commerce et d'Industrie, le site cfenet.cci.fr vous permet de régler en ligne les formalités liées au grandes étapes de la vie de l'entreprise.

Une fois son inscription au site au site effectuée, on reçoit un mot de passe qui permet de se connecter à son compte et d'effectuer les déclarations idoines.

Attention, pour que ce service fonctionne, votre CFE de référence (celui rattaché à la CCI dont vous dépendez), doit être connecté à CFEnet (consultez la liste http://www.cfenet.cci.fr/pageRechercheCCI ici).

La démarche à suivre est très simple :

• Choisir la formalité à effectuer
• Répondre au jeu de questions/réponses, les réponses constituant la déclaration.
• Le site fournit la liste des pièces justificatives à joindre et informe sur le coût de la déclaration.
• Transmission de la déclaration : une fois le dossier complété, on l'imprime, ainsi que le bordereau de transmission. Reste ensuite à transmettre électroniquement en validant l'envoi et à faire parvenir au CFE dont dépend l'entreprise la déclaration signée, en 3 exemplaires ainsi que les pièces justificatives demandées et le règlement.

Une fois ces étapes remplies avec succès, le dossier est transmis au CFE dont dépend la société.

Les déclarations que vous pouvez faire via cfenet.cci.fr :

• L'immatriculation d'une société (entreprise individuelle, société commerciale, ouverture d'un premier établissement...)
• La modification d'une société (demande de mise en activité, demande de reprise de l'exploitation, changement de gérant ou de siège social...)
• La radiation d'une société
• La radiation d'un commerçant

Répondre à un appel d’offres public en ligne

Un appel d'offres public en ligne est un appel d'offres mis en ligne par une administration (État, Conseil Général, Municipalité, Ministère,...) auquel les entreprises intéressées répondent en ligne sur le site internet où il est diffusé.

Les avantages des appels d'offres publics en ligne

Répondre aux appels d'offre publics en ligne, c'est possible depuis 2005, mais peu d'entreprises y ont recours, moins de 2% des réponses pour être exact se font en ligne. Étonnant compte tenu des avantages de cette méthode :

• Gain de temps. Contrairement à la voie postale, la réception et l'envoi du dossier est instantanée. La réponse se fait en quelques clics, directement sur internet, sans passer par l'impression du document.
• Accès à un grand nombre d'appel d'offres, gratuitement, facilement, rapidement
• Les opérations faites sur le site pour répondre à l'appel d'offre sont sécurisées, notamment grâce aux certificats electroniques.

Les étapes pour répondre à un appel d'offre en ligne

• Se munir d'un certificat de signature électronique (cf Certificat et signature électronique)
• Se connecter à un site d'appel d'offres (cf bonnes adresses ci-dessous)
• Télécharger et consulter le dossier d'appel d'offre
• Réponse, datation et signature des documents de manière électronique
• Dépôt en ligne du dossier de réponse

Les sites internet diffuseurs d'appels d'offre publics

• les appels d'offres de l'Etat : marchés publics .gouv, journal officiel .gouv, achats publics.com
• appels d'offres par région via les Chambres de Commerce et d'Industries : CCI de Dunkerque
• sites spécialisés dans les appels d'offres : e-marchés publics, Klekoon, marchés online, Wanao