Le wiki en entreprise

Un wiki est un outil de travail collaboratif. C'est un site web librement modifiable par ses visiteurs, sans difficulté technique, et qui permet la libre circulation de l'information au sein de l'entreprise. Wikipedia, encyclopédie en ligne, est l'une des meilleures réussites du wiki sur internet.





Ce nom provient du mot hawaïen wikiwiki qui signifie “vite”. En effet la publication d'une information est instantanée : l'article ou le commentaire ajouté n'est pas relu et approuvé par un modérateur avant d'être accessible en ligne.

Principaux avantages du wiki : sa souplesse et simplicité d'utilisation, son faible coût. En entreprise, le wiki est un excellent outil de partage des connaissances et un espace de réflexion. Il encourage la contribution de chacun aux projets de l'entreprise : chaque utilisateur peut ajouter des pages, modifier ou corriger les pages existantes du wiki, les anciennes versions restant accessibles.

Choisir un wiki

Parmi les nombreux fournisseurs de solutions wiki pour les entreprises, on peut citer :

• Exosys,
• Xwiki,
• Metawiki

Comprendre les usages du wiki en entreprise

En entreprise, les wikis facilitent l'écriture collaborative de documents et le partage d'informations structurées. Quelques exemples d'utilisation :

Le wiki comme espace de réflexion :

• échange et discution autour de nouvelles idées et nouveaux projets
• organisation d'événements
• élaboration de documents de travail

Le wiki comme espace de stockage et partage d'informations accessibles à tous :

• calendrier des projets
• compte rendu de réunions
• partage de fichiers et documents de travail
• base de contact
• description de produits et services

Les avantages du wiki : simplicité d'utilisation et gain de productivité

• Les wikis sont faciles à installer, leur prise en main est rapide.
• Tout le monde travaille sur un seul et même document. Cela évite les allers-retours par mail des fichiers et permet de rassembler les connaissances sur un support commun à tous, corrigeable et réorganisable par tous.
• Un historique des modifications permet de consulter les précédentes versions de chaque document modifié.
• Grâce au moteur de recherche intégré, vos collaborateurs gagnent en efficacité en ne perdant plus de temps à rechercher les informations.
• Après une absence prolongée, vous êtes informé directement des principaux changements et avancées des projets.
• Contrairement aux blogs ou commentaires qui ont tendance à s'empiler sans véritable structure, le wiki est strucuré et mis à jour régulièrement, les informations obsolètes sont supprimées.

Le wiki permet aussi de réunir virtuellement sur un projet commun des collaborateurs travaillant à distance les uns des autres ou en télétravail.

Attention, pour que le wiki devienne un outil efficace et utile dans l'entreprise, son utilisation nécessite de l'organisation, de l'autodiscipline et surtout la participation de chacun. Chaque utilisateur doit consulter régulièrement le wiki pour connaître l'avancée des projets et doit l'enrichir afin d'être acteur du projet au même titre que ses collaborateurs.

Fonctionnement des wikis

• Interface. L'interface des wikis est très intuitive. Une page d'accueil regroupe tous les sujets traités et une liste des pages modifiées permet de suivre l'actualité du wiki et d'accéder directement aux dernières modifications réalisées.
• Editeur. Les pages sont créées et modifiées avec un éditeur de texte. Comme avec un logiciel du type Word, il est possible de mettre en forme votre texte (gras, italique, souligné, taille et choix de police). Il y a aussi la possibilité d'ajouter des images, des tableaux, des listes, des liens vers d'autres pages du wiki et d'attacher des documents pour enrichir votre page. Avant de mettre en ligne la page, vous pouvez la prévisualiser.
• Historique. A chaque fois qu'une page est créée ou modifiée, elle est listée dans l'historique avec la date et le nom de l'auteur.
• Droits d'accès. Certains wikis proposent un système de gestion des droits d'accès, qui permet de définir qui a accès à quelle page et quelle action l'utilisateur est autorisé à effectuer (éditer, commenter, lire).
• Recherche. Un moteur de recherche aide à trouver rapidement une information, une page, une modification. Le tri se fait par date de création, par auteur, par titre, par date de modification,...

Optimiser le fonctionnement du wiki en entreprise

• Formation. Il est indispensable de former les futurs utilisateurs et de bien définir l'intérêt du wiki, pour motiver les collaborateurs à adopter cet outil de travail.
• Lancement. Après son installation, préparer le lancement de votre wiki : insérer déjà du contenu et des appels à contribution. Structurer le wiki par rubriques.
• Animation. Animer continuellement le wiki, pour encourager la participation de vos collaborateurs, modérer les pages et les modifications mises en ligne.
• Gestion du contenu. Bien structurer le contenu du wiki pour éviter une croissance désordonnée. Réorganiser régulièrement le contenu en créant de nouvelles rubriques, en classant ou fusionnant des pages, en supprimant les pages ou rubriques obsolètes.

La place du wiki dans votre stratégie d’entreprise

Sauf cas particuliers, il est préférable de n’utiliser votre wiki qu’en interne. En effet, si vous faites de votre wiki votre vitrine, n’importe qui pourra modifier son contenu à sa guise : vous prenez le risque d’être victime d’actes de vandalisme (de la part d’éventuels clients mécontents, de concurrents déloyaux...) qui pourraient nuire à votre image.

Il vaudra donc mieux utiliser votre wiki comme un moyen de communiquer et de travailler avec vos collaborateurs, en interne, et de préférer un blog, sur le contenu duquel vous aurez tout contrôle, pour présenter votre entreprise et son actualité au monde extérieur.