L'agenda partagé

L'agenda partagé permet à tous les membres de votre entreprise d'accéder en ligne à l'agenda de chacun. L'agenda partagé est mis à jour en temps réel et chacun peut ainsi organiser son temps de travail en fonction du planning de ses collaborateurs. Un outil de management sérieux qu'il faut apprendre à utiliser.

Efficacité organisationnelle

Gain de temps et de productivité : plus besoin de consulter un tiers ou d'effectuer des envois multiples de mails pour connaître les disponibilités de chacun.

Exemples d'utilisation :

• vous calez des réunions sur l'agenda de vos collaborateurs, en harmonie avec leurs plannings
• votre assistante prend un rendez-vous pour vous en votre absence, sans risque d'erreur ou de doublon
• un collaborateur prend votre relais en ayant immédiatement à disposition les informations relatives au rendez-vous
• les professionnels amenés à se déplacer régulièrement ont accès en permanence à l'agenda actualisé en temps réel, avec une simple connexion internet
• en tant que chef d'entreprise, vous avez une vision globale de l'activité de votre entreprise et du planning de vos salariés

Fonctionnement

L'accès à l'agenda partagé est sécurisé par un mot de passe. Vos collaborateurs accèdent aux informations, soit en simple consultation soit avec la possibilité de saisir des événements et rendez-vous. En tant qu'administrateur de l'agenda partagé, vous pouvez ajouter et supprimer des personnes et gérer les droits d'accès (accès complet, accès en consultation).

La mise en ligne des informations dans l'agenda partagé peut se faire selon plusieurs critères :

• dates, durée
• nature de l'événement : professionnel, privé
• disponibilité : absent, libre, occupé
• périodicité de l'événement
• importance de l'événement

L'agenda partagé est accessible depuis tout ordinateur, assistant personnel ou smartphone. Les plannings peuvent être sauvegardés vers des agendas du type outlook et importés sous format word, excel et pdf puis imprimés.

Choisir une solution d'agenda partagé

Si vous utilisez Outlook ou Outlook Express, il vous sera possible de transférer votre agenda personnel et les données associées vers la majorité des solutions d'agenda partagé. Si vous utilisez Lotus Note et d'autres logiciels de messagerie moins répandus, vérifiez la compatibilité du logiciel retenu ou optez pour un système fonctionnant en mode ASP comme comme PartAgenda et Calendae

Autres solutions d'agenda partagé :

• IntraTools
• Teamsoft
• WorkgroupShare
• ShareCalendar
• OBM-GroupWare
• RendezVousFacile (spécialisé dans le secteur de la santé)

Selon vos besoins en mobilité, vérifiez impérativement la compatibilité vers les palm, pocket PC et téléphone GPRS. Dans un souci de mobilité, certaines solutions de partage d'agenda sont à privilégier comme OsaSync PRO

Installer l'agenda partagé

Si votre agenda partagé ne requiert pas d'ordinateur serveur :
il suffit d'installer le logiciel de partage d'agenda sur tous les postes, puis d'effectuer une synchronisation entre les PC, à partir de votre logiciel de messagerie.

Si votre agenda partagé requiert un ordinateur serveur :
l'installation demande des compétences en matière de réseaux informatiques. Demandez à un revendeur informatique ou un prestataire spécialisé d'effectuer l'installation.

Possibilités et options de l'agenda partagé

• envoi automatique d'emails qui vous préviennent des ajouts, modifications ou suppressions qui ont lieu dans votre agenda partagé
• planification automatique des événements récurrents
• notification des ressources matérielles associées à l'événement (voitures, salles,...)
• moteur de recherche intégré pour rechercher dans les archives ou les événements à venir
• impression des plannings journalier, hebdomadaire ou mensuel
• possibilité de cacher les rendez-vous ou contacts personnels
• création des événements communs sur plusieurs agendas

Faire adopter cet outil de travail

L'utilisation d'un agenda partagé ne requiert pas de formation spécifique. Comparée à l'interface d'un agenda classique, l'interface de l'agenda partagé propose seulement quelques boutons supplémentaires spécifiques : boutons permettant de créer des rendez-vous communs avec les autres utilisateurs de l'agenda, d'envoyer des contacts ou des informations concernant les tâches à effectuer.

Pas besoin de formation pour utiliser l'agenda partagé, une simple sensibilisation suffit, de manière à inciter vos collaborateurs à utiliser cet outil au détriment de l'agenda papier.

Les autres outils collaboratifs en entreprise

Dans le même esprit de partage des connaissances, de réactivité et d'efficacité, d'autres outils de travail collaboratif sont disponibles pour les entreprises :

• Le wiki en entreprise
• les carnets d'adresse partagés
• powerpoint partagé