Carnet d'adresse partagé

Le carnet d'adresse partagé est un outil de travail collaboratif. Le principe et l'avantage d'un tel outil, c'est de pouvoir mettre en commun les informations détenues par chaque membre de l'entreprise. Les contacts se partagent, l'efficacité y gagne.

Pourquoi partager son carnet d'adresse ?

Vos collaborateurs vous demandent régulièrement les coordonnées des clients et des fournisseurs de votre entreprise et ces informations sont stockées dans votre carnet d'adresse privé ? Vous pouvez donner un accès direct à ces informations en les partageant.

Noms, adresses de messagerie, numéros de téléphone, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez partager et celle que vous souhaitez garder privées.

Le partage de carnet d'adresse dans l'entreprise, c'est aussi gagner du temps dans la recherche de contacts. Il se peut qu'un de vos collaborateurs ait un bon contact auprès d'un fournisseur ou d'un client, votre entreprise gagne alors en efficacité lorsque l'information circule librement.

Fonctionnement du carnet d'adresse partagé

Si vous utilisez un outil collaboratif du type eGroupWare ou Open Xchange, chaque utilisateur devra s'identifier pour accéder au carnet d'adresse partagé. En tant que chef d'entreprise, vous gérez les comptes utilisateurs, en donnant accès à plus ou moins d'options à chaque utilisateur : lecture seule, possibilité d'ajout ou suppression de contacts.

En page d'accueil, chaque utilisateur possède une entrée avec son propre carnet d'adresse, accessible à tous, qu'il peut modifier et compléter. En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité d'ajouter ou supprimer des entrées dans le carnet d'adresse partagé.

Pour gagner du temps dans la création du carnet d'adresse partagé, il est possible d'importer un carnet d'adresse déjà existant.

Un moteur de recherche permet de trouver rapidement un contact. La recherche se fait par utilisateur du carnet d'adresse, par nom, téléphone ou mail de la personne ou société recherchée.

A ce carnet d'adresse est associé un système de messagerie, avec possibilité d'envois groupés.

Vérifier la compatibilité

Si certains de vos collaborateurs sont sous Thunderbird et d'autres sous Outlook, la partage de vos contacts sera impossible pour cause d'incompatibilité, utilisez dans ce cas un Groupware.

Vérifiez aussi la compatibilité des solutions proposées avec vos PDA, organisateur, smartphone.

Partager son carnet d'adresse sous Outlook

• Partager le dossier

Créer un nouveau dossier « contacts partagés » dans vos dossiers publics d'Outlook
Clic droit sur le dossier « contacts partagés » / Propriétés / Onglet « Autorisation d'accès », choisir les personnes avec qui vous souhaitez partager votre carnet d'adresse / Appliquer

• Copier votre carnet d'adresse privé dans le dossier public contacts partagés

Insérer les adresses que vous souhaitez partager dans le dossier « contacts partagés »

• Modifier les droits d'accès au dossier “contact partagés”

Clic droit sur contact partagés / Propriétés /
Onglet « carnet d'adresse Outlook » / Cocher l'option « Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresse de messagerie / Appliquer
Onglet « Autorisation d'accès » / Choix des niveaux d'autorisation selon les utilisateurs / Appliquer

Avec cette méthode de partage, seuls seront visibles les contacts présents dans le dossier Contacts partagés. Les contacts seront accessibles selon l'identité ouverte sur Outlook.

Besoin d'explications techniques plus complètes ? Tapez « partager » dans la rubrique aide de votre carnet d'adresse.

Partager son carnet d'adresse avec un logiciel collaboratif

Les logiciels collaboratifs ou groupware permettent à vos collaborateurs, même distants les uns des autres, de travailler sur les mêmes applications à partir de leur propre ordinateur, connecté à internet.

Pour en savoir plus sur les outils de travail collaboratif, consultez l'article Groupware dans la rubrique E-Business.

Plusieurs solutions “goupeware” sont disponibles sur le marché :

• GroupWare
• OpenGroupware
• http://www.open-xchange.fr/ Server Open Xchange]
• QSMS
• TelmatWeb
• Zimbra

Ces solutions groupware ne proposent pas uniquement l'outil carnet d'adresse partagé. Les logiciels collaboratifs vous permettent de gérer vos contacts, mais aussi vos rendez-vous, vos taches, vos projets, vos équipes. Ces logiciels sont utilisés dans un esprit de partage des connaissances, de réactivité et d'efficacité au sein de votre entreprise.

Consultez les articles sur les autres outils de travail collaboratif en entreprise :

• l'agenda partagé
• le wiki en entreprise
• powerpoint partagé