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Sharepoint est-il un logiciel GED?

deviel, le lundi 18 octobre 2004 à 12:31:32
bonjour,
svp est-ce que sharpoint-il un logiciel de ged?
c'est urgent.
merci d'avance.
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William, le mardi 16 janvier 2007 à 15:52:04
Bonjour,

oula, Microsoft annonce qu'avec SHAREPOINT on fait de la Gestion de Documents...
A sa manière oui, et notemment parce qu'il garde un historique des versions et la possibiliter de notifier par email dès qu'un doc est créé, modifier ou autres.

mais bon ! se servire d'un portail Sharepoint comme d'une GED... je ne suis pas convaincu et MS ne prétend rien non plus.

Voilà
A+
   
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bbla, le lundi 5 mars 2007 à 19:10:15
SharePoint est effectivement utilisé par certaines entreprises comme outil de GED. Pour les versions 2001 et 2003 celà nécessitait une utilisation optimum des fonctionnalités et, parfois, quelques développements supplémentaires.
L'utilisation de MOSS (SharePoint 2007) comme outil de GED semble a prioiri plus aisé, puisque cette version intègre en natif une gestion des Workflows (scénari).

Sharepoint permet donc la gestion des versions, la gestion des droits (qui accède à quel document, qui peut le modifier, etc), la gestion des approbations (notamment avec les Workflows dans MOSS). Il peut donc servir d'outil de GED. Sans vouloir faire de pub, je connais même des entreprises qui sont passées d'outil de GED institutionnels (DOC...UM) à SharePoint qu'il trouvait plus pratique, moins bordélique et surtout moins onéreux, spécialement en terme de maintenance ou de paramétrage (qui nécessite souvent une intervention de l'éditeur).

Maintenant comme tout autre outil, il faut qu'il soit bien compris et bien utilisé dès le départ, et surtout que les UTILISATEURS soient bien formés, sinon ce n'est qu'une usine à gaz de plus...
   
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Moup, le mercredi 11 avril 2007 à 11:41:31
Salut. Il existe aussi des solutions spécifiques de GED qui peuvent s'adapter à tes besoins. Tout dépends de ceux ci ... C'est vrai que SharePoint est assez énorme... Il faut avoir un budget conséquent pour investir dans ce genre de solutions.
Pour ma part j'utilise ISIfind, un logiciel développé par une PME. C'est assez simple à prendre en main et puis ils peuvent ajouter des fonctionnalités selon tes besoins ... ça peut être une voie intéressante à explorer si ton budget n'est pas assez conséquent ou que tu te rends compte qu'une usine à gaz serait trop complexe à mettre en place puis à faire utiliser par les employés (c'est finalement eux qui vont faire que la solutions choisie va fonctionner ou pas dans l'entreprise)...
le site de la boite qui vends Isifind : www.cogestar.fr

Bonne recherche
   
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sv650, le jeudi 19 juillet 2007 à 10:11:42
Salut,

Peux tu décrire en quelques lignes tes besoins ? Car en fonction de tes exigences, tu pourras t'orienter soit :

- vers un outil de GED (depuis la numérisation jusqu'à l'rchivage des documents)
- vers un outil de publication centralisée et de diffusion (portail type Sharepoint, OpenPortal etc..)
   
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Micka, le lundi 27 août 2007 à 16:32:04
Tout d'abord il faut préciser que le mot GED désigne de nombreuse applications diverses et variées, au tout début le fait de numériser un document était assimiler à de la GED, aujourd'hui parler GED c'est parler de toute une chaine d'action plus ou moins complexe. En partant de l' acquisition un document électronique en passant par partage de fichiers en combinant de la gestion de version, d'historique, de workflow, de métadonnées etc... et bien autres fonctions et allant même jusqu'à de l'archivage, tout cela englobe la GED. Comme on peut le voir parler GED, c'est comme dire le mot Véhicule, Sharepoint fait de la GED au sens ou il sert à partager des fichiers. Ensuite si tu veux parler de gestion de l'information alors il te faudra une vrai solution qui va beaucoup plus loin que Sharepoint, tel que Documentum (http://www.documentum.com/) ou Opentext (http://www.opentext.com/) pour les solutions propriétaire. freedom (http://www.frdom.org) ou Alfresco (http://www.alfresco.com) pour les solution open source.
Configuration: Windows XP
Firefox 2.0.0.6
   
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Caroline, le lundi 3 mars 2008 à 11:38:28
Cher....Micka,


Peut-être pourras-tu m'aider?

Je suis une novice dans tout ce qui concerne la création d'un intranet, en tant que Webcontent manager on me demande de donner mon avis sur les choix hardware et software pour la création d'un site intranet. Je dois pouvoir donner un apperçu de ce qui existe et donner les raisons de mon choix.

Merci.

Caroline


Vers quelles solutions s’orienter

Le site serait simple dans un premier temps puis évoluerait vers quelque chose de plus complexe :

Minimum requis :

Publication de documents rapide et aisée

Moteur de recherché

Liens vers des pages externes

Glossaire

Pour évoluer vers quelque chose de plus interactif et dynamique:

- On fonctionne avec Windows XP et IE 6

- 50 utilisateurs simultanés max.

- Forums

- Publication avec droit d’accès divers

- Accès de l’extérieur et lien avec d’autres entités et sites existants

- Utilisation de logiciel Opensource (possibilité de modification) et coût modéré

- Publication et actualisation de données en provenance de différentes bases de données (access principalement)

- Pas ou peu de resources dédiées totalement à la maintenance du site et à son dévellopement à ce jour

Des idées? Une vision plus Claire de la chose, des choix impossibles, une argumentation….tout ce qui te passé par la tête peut m’interresser.

Bien à toi,

Caroline

*****DISCLAIMER*****
   
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Micka, le lundi 3 mars 2008 à 11:59:21
Très chère Caroline,

Et bien si tu me demandes mon avis, alors je te dirais que si le besoin de ton entreprise est d'avoir un intranet avec la possibilité d'avoir différents rédacteurs, mais surtout d'avoir tous les outils d'internet (forum, wiki etc..) Alors il te faut regarder du côté des CMS.

En effet ces outils gèrent très bien l'aspect internet/intranet et permettent une grande souplesse d'utilisation et sutout une simplicité déconcertante. Je te conseil donc d'étudier attentivement SPIP ou JOOMLA qui sont de mon avis personnel les meilleurs dans ce domaine.

Cependant si tu cherches à créer un portail documentaire, alors là ce n'est pas là même chose il te faudra absolument avoir une vrai GED, ou plus vraisemblablement un ECM performant. Car le plus important dans ton projet sera de gérer les workflow, le verssioning, les droits d'accès, l'historique et la traçabilité de tes documents. En fait la publication WEB ne sera qu'une formalité la dernière étape d'une longue chaine.

Bref dans ce cas là je te conseillerais la solution freedom couplée à SPIP ou JOOMLA.

Tu trouveras plus d'informations sur les solutions existantes ici : http://www.novaforge.org/...

Quoiqu'il en soit que ce soit pour le dimensionnement hardware ou la mise en place de connecteurs avec des bases de données, il te faudra te rapprocher d'un prestataire....A moins que, comme je le pense, tu ne sois pas si novice en la matière ;) .
   
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Malone, le lundi 14 janvier 2008 à 16:43:31
Salut à tous,
Justement je suis à la recherche d'un logiciel de Ged:
Nous gérons une masse énorme de documents papier (env. 80.000) que nous aimerions dématérialiser. Ce sont des docs format A4 de 1 à 5 pages en moyenne; mais souvent de 20 voire 30 pages. Une grande partie de ces docs est abimée car vieille de 50 ans. Nous cherchons un logiciel solide et performant pour scanner ces docs; puis pour les exploiter en ged.
Qu'est ce que vous me conseiller ?
Les solutions propriétaires sont-elles plus sures ?
   
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Andre, le samedi 4 octobre 2008 à 14:17:51
Bonjour,

Nous installons régulièrement des solutions de GED Sharepoint interconnectées à des MFP (copieur, fax, scanner).

L'interface du copieur/scanner peut être personnalisée afin d'envoyer directement le document dans tels ou tels bibliothèques Sharepoint. Au moment du scan, le document passe par un OCR qui permet ensuite de faire une recherche "full text" dans Sharepoint.

Pour plus d'infos, vous pouvez me contacter au 01 41 19 81 08

André
   
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anakeen, le lundi 14 janvier 2008 à 18:13:20
Bonjour Malone,

Tu dois différencier 2 choses dans ton besoin, la première est la partie dématérialisation de la documentation que j'appellerais "morte" et la deuxième est la partie GED de la documentation "vivante".

Ce sont deux problématiques distinctes et je ne peux que te conseiller de les traiter séparément. La première raison est que pour dématérialiser 20 mètres de linéaire d'archives, il faut du matériel et surtout du temps. Dans ce cas les offres des constructeurs de scanners peuvent être pertinente. Pour la documentation vivante à gérer avec une solution de GED (voici une solution open source intéressante : www.freedom-ecm.org ) l'implémentation peut être rapide et permettre d'absorber immédiatement les fluxs documentaire et donc de stopper l'hémorragie.

A contrepied des idées reçues je te conseil donc vivement de commencer par implémenter une GED ce qui structurera ton information et te permettra d'aborder le gros morceau qu'est la dématérialisation avec plus de recul et de temps.

Mickael
PS : propriétaire ne veut pas forcément dire plus sûr, tout comme logiciel libre ne veut pas dire gratuit.
   
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anaxarete, le vendredi 28 novembre 2008 à 14:53:50
Bonjour,
Je crois aussi que Sharepoint sert à créer des portails et c'est pour cela que je recherche une solution pour intégrer un logiciel libre de GED dans Sharepoint.
Pour dématérialiser mes documents, je souhaiterai me servir d'un scanner de production.
Pensez-vous qu'un logiciel tel que Maarch pourrait-etre intéressant, et s'implémenter avec Sharepoint? Ou à défaut connaissez-vous un autre logiciel libre?
Merci,
Vanessa
   
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Luke, le vendredi 28 novembre 2008 à 15:44:19
Vanessa,

Je te conseil de séparer tes besoins. Besoin d'un outil pour gérer le contenu des portails intranet et internet ? regarde du coté des CMS : Joomla, Drupal, Spip etc...

Besoin d'une GED ? regarde du côté des GED : Maarch, freedom, Alfresco...
Besoin interconnecter le CMS et la GED ? Vu que tu auras fait le choix du logiciel libre, cela sera d'autant plus facile !

Je sais que freedom s'interconnecte avec SPIP et Joomla, Alfresco a son propre CMS... pour le reste je ne sais pas.

Quoiqu'il en soit, je ne peux que te conseiller de contacter ces différents acteurs avec une expression de ton besoin claire ou encore mieux un cahier des charges fonctionnel (quel est le but de ton projet, pour qui, comment etc..).

Bon courage.
Luke
   
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anaxarete, le vendredi 28 novembre 2008 à 16:01:34
Merci Luke pour tes conseils mais en fait je n'ai pas d'autre choix que d'utiliser Sharepoint comme portail car mon entreprise l'a déjà acheté!! Mais moi, j'ai des documents à numériser et je voulais avoir une GED légère pour pouvoir gérer mes PDF plus facilement et aussi que cela ressemble plus à une base documentaire qu'à une compilation de fichiers à la file.....
Donc, effectivement je vais regarder attentivement ce que propose Maarch, Alfresco, Nuxéo et Freedom!!
Vanessa
   
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 Ghostboy, le samedi 29 novembre 2008 à 10:26:27
Bonjour Vanessa,

Si tu es dans un environnement sous Windows avec des serveurs Microsoft, tu peux regarder vers M-Files (Bien plus simple à installer et facile à utiliser). Son WebAccess peut- être en lien depuis Sharepoint. C'est ce que l'on a fait chez nous. Et l'éditeur semble annoncer qu'un webparts pour Sharepoint est en préparation.

Voilà ;)

A+
   
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